Digitale Medien sollen zum Lernen im Betrieb beitragen. Sie sind kein Selbstzweck. Daher sollten die Akteur*innen eine Analyse des betrieblichen Lernsystems durchführen, um sich klar zu machen, wozu die digitalen Medien einen Beitrag leisten sollen. Die Analyse fällt, je nach Umständen und Auftrag, mehr oder weniger detailliert aus.
In einfachen Worten ausgedrückt, ist folgende Frage zu beantworten: Wer lernt was, wie, wo, mit wem und wann?
Unter dem Lernsystem verstehen wir alle Prozesse, die in einem Betrieb der Aus- und Weiterbildung, sowie dem kontinuierlichen formellen (zielgerichtete, oft mit dokumentierte Lernergebnissen) oder informellen (arbeitsintegriertes und meist nicht ausdrücklich geprüftem Lernen) dienen. In machen Betrieben ist ein großer Teil dieser Prozesse ausdrücklich und ausformuliert geregelt, wie in Qualitätshandbüchern, in manchen haben sich diese Routinen organisch entwickelt.
Ein Lernsystem beinhaltet mehrere Lernfelder. Beispiele für Lernfelder sind Ausbildungswesen, fachliche Einarbeitung, Onboarding, Weiterbildung, Leistungsbeurteilung, Projektarbeit und Wissensmanagement. Das Lernfeld kann daneben mittels Lern-Zielgruppe und Lernkonzept (u. a. Didaktik, Ort) beschrieben werden. Letzteres beinhaltet auch die Lernweise, wie Instruktion, Lern- und Arbeitsaufgaben, Lernprojekte, außerbetriebliche Weiterbildungen.
Formales Lernen ist meist zielgerichtet, strukturiert und transparent. Formale Lernprozesse sind meist von externen Bildungsträgern zertifiziert (z. B. IHK-Zertifizierung). Innerbetriebliches formales Lernen ist meist dokumentiert und standardisiert (z. B. Einarbeitung, Serviceschulung).
Rund 70 % des Lernens findet arbeitsintegriert statt. Das Lernen wird also nicht ausdrücklich geprüft, sondern der Erfolg zeigt sich in der Bewältigung der Arbeitsaufgaben. In manchen Betrieben sind informelle Lernprozesse, wie das Lesen von Anweisungen in Qualitätshandbüchern ausformuliert. Andere Betriebe haben organische Kommunikationsroutinen entwickelt, wie Kreise von Kolleg*innen, die sich gegenseitig Dinge beibringen oder als Informationsquelle zur Verfügung stellen. Daher muss die Praxis im Betrieb zunächst erforscht und formuliert werden, um zu sehen welche Lernerfordernisse mit solchen Routinen erfüllt werden und wo Veränderungen ansetzen können.