Gemeinsam mit dem Projektteam evaluieren die LoDiLe den Arbeitsauftrag und reflektieren den Arbeitsprozesses und die Teamarbeit.
Ersteres wird als Projekt Review bezeichnet. Es ist keine Lernzielkontrolle. Es ist ist ein informatives Treffen, in dem das Projektteam der Lern-Zielgruppe und den Entscheidungsträger*innen zeigt, was sie während der Iteration erreicht haben. Das Ziel des Projektteams ist es, zu jeder Iteration ein funktionsfähiges, digitales Medium zu präsentieren und sich Feedback für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) einzuholen.
Zudem wird der Bearbeitungsstatus der Handlungsziele betrachtet und es wird überprüft, ob sie noch den Mittlerziel dienen. Unerledigte und neue Aktivitäten werden entsprechend zeitlich eingeplant. Das Ergebnis des Projekt Review ist ein angepasster Arbeitsplan für die nächste Iteration, womit das Projektteam dem Ziel ein Stück näher kommt.
Letzteres ist das Projekt Retrospektiv. Es hat zum Ziel, einen konstruktiven, vertrauensvollen und offenen Rückblick zu schaffen, um aus den vergangenen Erfahrungen zu lernen und die Zusammenarbeit für zukünftiges Arbeiten weiter zu verbessern. Die Reflexion ist ein gemeinschaftlicher Prozess und die Grundlage ist die vorherige Iteration: Was lief gut? Wie können wir die Produktivität und Kommunikation im Team verbessern? Welche Konflikte müssen gelöst werden?
LoDiLe versuchen gemeinsam mit dem Projektteam herauszufinden, was gelernt wurde und welche Verhaltensweisen nützlich waren. Die Reflexion fördert den Teamgeist und macht Erfahrungswissen transformierbar sowie kommunizierbar. Die gemachten Erfahrungswerte fließen zurück in den Arbeitsprozess, wodurch sich die Teamarbeit und die Individuen nach und nach weiterentwickeln.
Im Projekt Review orientieren sich an den „Sprint Reviews“ des Frameworks „Scrum“ von Schwaber & Sutherland. Meist sind es informelle Meetings, bei denen das digitale Medium präsentiert wird und auf Basis des Feedback weitere Aufgaben abgeleitet werden. Das Projekt Review gibt Hinweise über die eingesetzten Mittel (Input) und die erreichten Leistungen aus dem Arbeitsauftrag (Output).
Hilfreich in diesem Zusammenhang ist die Methode „Kanban“ nach Anderson. Kanban ist eine Methode der Arbeitsorganisation. Der Ansatz basiert auf dem „Pull System“, welches eine „Just-in-Time Produktion“ bei Toyota in den 1940er Jahren ermöglichte. Die Produktion richtete sich also nach der Nachfrage der Kund*innen und nicht wie im „Pull-System“ üblich auf fixierten Mengen. Diese Denkweise legte auch die Grundsteine für das „Lean Management“ und „Kaizen“. Stark vereinfacht strebt das „Lean Management“ nach Pfeiffer & Weiss eine effiziente und „schlanke“ Prozessgestaltung an. „Kaizen“ nach Deming charakterisiert die stetige Verbesserung von „Produkten“ in kleinen Schritten, u. a. mit Hilfe von Qualitätszirkeln.
Kanban ist also eine evolutionärer Prozess von Wissensarbeit, mit dem Ziel, Aufgaben zu erledigen. Hierzu wird der „Workflow“, also der Status der Aufgabe visualisiert und die laufende Arbeit begrenzt („Work-in-Progress-Limits“). Unterstützt wird das Vorgehen durch gemeinsame Prozessrichtlinien und Feedbackschleifen.
Auch das Projekt Retrospektiv orientiert sich an dem „Sprint Retrospective“ von „Scrum“. Zur Moderation verwenden LoDiLe verschiedene Methoden:
- Seestern: Was müssen wir fortsetzen? Was müssen wir intensivieren? Was müssen wir zurückfahren? Womit müssen wir beginnen? Womit müssen wir aufhören?
- FFF: Was funktioniert einigermaßen? Was funktioniert gut? Was funktioniert nicht?
- KALM: Was möchten wir fortsetzen (keep)? Was können wir verbessern (add)? Was trägt nicht zur Erreichung des Ziels bei (less)? Was hilft uns bei der Zielerreichung (more)?
Damit versuchen die LoDiLe das Wissen zu identifizieren, zu strukturieren und zu priorisieren. Im Anschluss daran bereiten LoDiLe das Erfahrungswerte methodisch auf und entscheiden mit, welche Wissensbausteine wie, wann und womit vermittelt werden. Erst nach diesen Vorbereitungen erfolgt der eigentliche Transfer.
- Knapp, J.; Zeratsky, J. & Braun, A. (2016): Sprint: Wie man in nur fünf Tagen neue Ideen testet und Probleme löst. München: Redline Verlag.
- Derby, E.; Larsen, D. & Köster, L. (2018): Agile Retrospektiven: Übungen und Praktiken, die die Motivation und Produktivität von Teams deutlich steigern. München: Vahlen Verlag.
- Andresen, J. (2017): Retrospektiven in agilen Projekten: Ablauf, Regeln und Methodenbausteine. München: Carl Hanser Verlag.
- Kaner, S. (2014): Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making. San Francisco: Jossey-Bass.
- Mayer, C. U. (2021): Agile Basisdemokratie: Werteorientierte, progressive Lösungs- und Entscheidungsfindung unter Beteiligung Aller. tredition.
- Leopold, K. (2016): Kanban in der Praxis: Vom Teamfokus zur Wertschöpfung. München: Carl Hanser Verlag.
- Little, J. (2016): Lean Change Management: Innovative Ansätze für das Management organisationaler Veränderungen. Rotterdam: Happy Melly Express.